Jouw taken:

• Beheren van de planning en agenda.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande telefoon-/mailcorrespondentie.
• Plannen en voorbereiden van gesprekken en vergaderingen en zorgen dat de juiste stukken verzameld worden.
• Notuleren van directie- en teamoverleg en het opvolgen van daaruit voortvloeiende acties.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Boeken van vluchten, hotelovernachtingen en regelen/uitvoeren van andere praktische afspraken/opdrachten voor de directie.
• Allerlei administratieve taken:
  • Personeelsadministratie
  • Verwerken van verslagen en patiënteninformatie
  • Schrijven van rapporten en het maken van presentaties.
• Je schrijft ondersteunende handleidingen/visuals en maakt hierbij eventueel korte video’s ter ondersteuning
• Je zorgt voor het dagelijkse beheer van diverse sociale media, zowel intern als extern (bvb Instagram, interne communicatieschermen,…).
• Je ontvangt en begeleidt bezoek op een gepaste manier en assisteert hen bij vragen (patiënten, leveranciers,…).
• Je zorgt steeds voor een nette en ordelijke praktijkruimte en stuurt bij waar nodig

Profiel:

Als directiesecretaresse/-secretaris heb je veel verschillende taken en is geen werkdag hetzelfde. Naast terugkerende taken kan het best vaak voorkomen dat je nog snel even tussendoor iets moet regelen. Het mag je dus niet afschrikken dat een dag niet altijd verloopt zoals gepland. Het spreekt voor zich dat je hiervoor flexibel bent ingesteld, goed bent in organiseren en plannen en dat je sterk in je schoenen staat (gezond assertief). Een afgeronde hbo opleiding richting secretaresse, management assistent, directie secretaresse of office management zijn voor ons een vereiste om te kunnen beantwoorden aan de hoge verwachtingen. Verder vinden we het belangrijk dat je over volgende vaardigheden beschikt:

• Communicatief vaardig: Directiesecretaresse/-secretaris is een communicatief beroep. Je overlegt veel met de directeur voor wie je werkt, maar ook met je collega’s en externe partijen, om bijvoorbeeld een evenement te organiseren. Perfecte kennis van het Nederlands en een vlot mondje Engels en Frans ondersteunen dit perfect.
• Probleemoplossend vermogen. Je gaat proactief om met onverwachte problemen, houdt het hoofd koel en weet altijd met een passende oplossing te komen.
• Flexibel. ‘Kan je misschien nog even …?’ Als directiesecretaresse/-secretaris ben je de rechterhand van de directeur en weet je je makkelijk aan te passen aan zijn werkschema, vragen en verwachtingen. De ene dag paraat, maar de andere dan weer vrij schrikken je dus niet af.
• Integer. Je werkt voor de directie, dat betekent dat je vaak vertrouwelijke stukken in handen zult krijgen. Je bent betrouwbaar, weet wat integriteit inhoudt en handelt hier ook naar.
• Accuraat. Jij bent een pietje precies en zorgt ervoor dat agenda’s perfect beheerd worden en alles op de juiste tijd en plek klaar staat. Een diploma en ervaring in een administratief-medische omgeving zijn een sterk pluspunt
• Digitaal communicatief: Je bent heel goed vertrouwd met computers en MS Office (Powerpoint, Word, Excel), je kan blind typen en hierbij maak je teksten/communicaties je foutloos op. Bovendien zijn diverse social media je volledig eigen en kan je hierop eveneens vlot en correct communiceren.
• Je hebt een representatief en zeer verzorgd voorkomen.